GDPR

ZÁSADY OCHRANY A ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Mgr. Petr Havrlík, LL.M., advokát

I. Úvodní ustanovení a identifikace správce

  1. Správcem osobních údajů je Mgr. Petr Havrlík, LL.M., advokát, ev. č. ČAK 19367, IČO: 87417880, se sídlem Zahradnická 71, 261 01 Příbram, pobočka Plzeňská 43/107, 150 00 Praha 5, e-mail: info@akhavrlik.cz (dále jen „Advokát“ nebo „Správce“).
  2. Advokát při poskytování právních služeb a souvisejících činnostech zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákonem č. 85/1996 Sb., o advokacii, a dalšími příslušnými právními předpisy.
  3. Advokát považuje ochranu osobních údajů, soukromí klientů a zachovávání advokátní mlčenlivosti za základní předpoklad řádného výkonu advokacie. Osobní údaje zpracovává zákonným, korektním a transparentním způsobem, pouze pro stanovené účely a v nezbytném rozsahu.
  4. Tyto zásady se vztahují zejména na zpracování osobních údajů klientů, potenciálních klientů, protistran, účastníků řízení, svědků a dalších osob souvisejících s poskytováním právních služeb, obchodních partnerů, dodavatelů, uchazečů o zaměstnání a návštěvníků internetových stránek Advokáta.
  5. Zásady se vztahují rovněž na osobní údaje získané prostřednictvím kontaktního formuláře umístěného na internetových stránkách Advokáta, prostřednictvím elektronické pošty, telefonické komunikace, osobního jednání nebo jinými komunikačními prostředky.

II. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

  1. Advokát zpracovává osobní údaje v rozsahu odpovídajícím povaze poskytovaných právních služeb, konkrétnímu právnímu případu a příslušným zákonným povinnostem.
  2. Jedná se zejména o následující kategorie osobních údajů:
    1. Identifikační údaje: jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, sídlo, státní příslušnost, identifikační číslo a další údaje nezbytné pro identifikaci osoby.
    2. Kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa, doručovací adresa a další kontaktní informace.
    3. Smluvní a ekonomické údaje: údaje o uzavřených smlouvách, poskytovaných službách, fakturaci, platbách, bankovních účtech, pohledávkách a závazcích.
    4. Údaje související s poskytováním právních služeb: informace o právních vztazích, majetkových poměrech, rodinných poměrech, zaměstnání, podnikání, soudních a správních řízeních, právních nárocích, závazcích a dalších okolnostech významných pro konkrétní právní případ.
    5. Údaje vyžadované zvláštními právními předpisy: zejména údaje potřebné k identifikaci a kontrole klienta podle právních předpisů upravujících opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, pokud se na konkrétní činnost Advokáta vztahují.
    6. Údaje z elektronické komunikace: obsah e-mailových zpráv, příloh, kontaktních formulářů a dalších sdělení.
    7. Technické údaje: IP adresa, údaje o přístupu na internetové stránky, informace o používaném prohlížeči a zařízení a další technické údaje nezbytné pro provoz a zabezpečení webových stránek.
  3. V souvislosti s poskytováním právních služeb může Advokát zpracovávat rovněž zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR, zejména údaje o zdravotním stavu, a za podmínek čl. 10 GDPR také údaje týkající se odsouzení v trestních věcech a trestných činů.
  4. Takové údaje jsou zpracovávány pouze tehdy, je-li to nezbytné pro konkrétní právní případ a jsou-li splněny příslušné zákonné podmínky, zejména pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

III. Účely a právní základy zpracování osobních údajů

1. Poskytování právních služeb

Osobní údaje jsou zpracovávány zejména za účelem uzavření a plnění smlouvy o poskytování právních služeb, právního poradenství, zastupování klientů před soudy a správními orgány, přípravy smluv a dalších právních dokumentů a výkonu dalších činností podle zákona o advokacii.

Právním základem je zejména čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, jde-li o údaje klienta, který je smluvní stranou jako fyzická osoba.

U osobních údajů dalších osob, jejichž zpracování je nezbytné pro poskytování právních služeb, může být právním základem čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy oprávněný zájem Advokáta nebo jeho klienta na poskytování právních služeb a ochraně právních nároků.

2. Plnění zákonných povinností

Advokát zpracovává osobní údaje za účelem plnění povinností stanovených právními předpisy, zejména zákonem o advokacii, právními předpisy v oblasti účetnictví a daní a v příslušných případech zákonem č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

3. Ochrana práv a oprávněných zájmů

Osobní údaje mohou být zpracovávány za účelem ochrany práv Advokáta a jeho klientů, prokazování splnění smluvních povinností, ochrany před neoprávněnými nároky, vymáhání pohledávek a zajištění bezpečnosti informačních systémů.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, případně jiný odpovídající právní základ.

4. Komunikace se zájemci o právní služby

Osobní údaje získané prostřednictvím e-mailu, telefonu, kontaktního formuláře nebo jiné komunikace jsou zpracovávány za účelem vyřízení dotazu, posouzení možnosti převzetí právního zastoupení, přípravy nabídky právních služeb a případného uzavření smlouvy.

Právním základem je zejména čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, případně čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

5. Výběrová řízení a spolupráce

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání nebo spolupráci jsou zpracovávány za účelem posouzení jejich žádosti, komunikace a případného uzavření pracovního nebo jiného smluvního vztahu.

Právním základem je zejména čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, případně čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR nebo jiný odpovídající právní základ.

6. Zpracování na základě souhlasu

V případech, kdy je pro konkrétní účel zpracování nezbytný souhlas subjektu údajů, jsou osobní údaje zpracovávány na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Udělení souhlasu je dobrovolné a souhlas lze kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

IV. Zpracování osobních údajů prostřednictvím kontaktního formuláře

  1. Na internetových stránkách Advokáta je návštěvníkům umožněno kontaktovat Advokáta prostřednictvím elektronického kontaktního formuláře.
  2. Prostřednictvím kontaktního formuláře mohou být zpracovávány zejména následující osobní údaje:
    1. jméno a příjmení;
    2. e-mailová adresa;
    3. telefonní číslo, je-li vyžadováno nebo dobrovolně uvedeno;
    4. obsah zprávy, dotazu nebo poptávky;
    5. další osobní údaje, které návštěvník dobrovolně uvede ve zprávě nebo přiložených dokumentech;
    6. technické údaje související s odesláním formuláře, jsou-li provozem webu zaznamenávány.
  3. Osobní údaje získané prostřednictvím kontaktního formuláře jsou zpracovávány výhradně za účelem vyřízení dotazu, posouzení požadavku, komunikace se zájemcem a případného navázání smluvního vztahu.
  4. Právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud jde o opatření přijatá před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů, případně čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, pokud jde o oprávněný zájem na vyřízení jiného dotazu nebo komunikaci.
  5. Poskytnutí údajů prostřednictvím kontaktního formuláře je dobrovolné. Bez uvedení nezbytných kontaktních údajů však nemusí být možné dotaz vyřídit nebo na něj odpovědět.
  6. Odesláním kontaktního formuláře nevzniká smlouva o poskytování právních služeb ani povinnost Advokáta převzít právní zastoupení. Smluvní vztah vzniká až příslušným právním jednáním mezi Advokátem a klientem.
  7. Návštěvníkům internetových stránek se doporučuje, aby prostřednictvím běžného kontaktního formuláře neposílali nadbytečné osobní údaje, citlivé dokumenty nebo rozsáhlé informace o svých právních záležitostech, pokud to není pro prvotní kontakt nezbytné.
  8. Údaje získané prostřednictvím kontaktního formuláře jsou uchovávány po dobu nezbytnou k vyřízení dotazu a navazující komunikaci, zpravidla nejdéle 12 měsíců od poslední relevantní komunikace, pokud nevznikne smluvní vztah nebo neexistuje jiný právní důvod pro další uchování.
  9. Pokud následně dojde k uzavření smlouvy o poskytování právních služeb, mohou být údaje a související komunikace zařazeny do příslušného advokátního spisu a uchovávány podle pravidel vztahujících se na tento spis.
  10. Osobní údaje poskytnuté prostřednictvím kontaktního formuláře nejsou bez dalšího používány k zasílání obchodních sdělení ani předávány třetím osobám pro jejich vlastní marketingové účely.

V. Získávání osobních údajů

  1. Advokát získává osobní údaje zejména přímo od klientů, potenciálních klientů a dalších dotčených osob, prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailové a telefonické komunikace, při osobních jednáních nebo z dokumentů předaných v souvislosti s poskytováním právních služeb.
  2. Osobní údaje mohou být získávány rovněž od třetích osob, zejména protistran, svědků, orgánů veřejné moci, soudů, správních orgánů, znalců nebo jiných osob, pokud je to nezbytné pro poskytování právních služeb.
  3. V odůvodněných případech mohou být údaje získávány také z veřejně dostupných rejstříků a evidencí, zejména z obchodního rejstříku, katastru nemovitostí, insolvenčního rejstříku a dalších zákonem zpřístupněných zdrojů.
  4. Pokud osobní údaje nebyly získány přímo od subjektu údajů, postupuje Advokát při plnění informační povinnosti podle čl. 14 GDPR, včetně případných zákonných výjimek, zejména tam, kde se uplatní povinnost advokátní mlčenlivosti.

VI. Příjemci osobních údajů

  1. Osobní údaje jsou zpřístupňovány pouze osobám, u nichž je to nezbytné pro konkrétní účel zpracování a existuje k tomu odpovídající právní důvod.
  2. Příjemci osobních údajů mohou být zejména:
    1. zaměstnanci Advokáta a osoby podílející se na poskytování právních služeb;
    2. spolupracující advokáti a další odborníci;
    3. poskytovatelé IT služeb, webhostingu, elektronické pošty, správy informačních systémů a technické podpory;
    4. poskytovatelé účetních a daňových služeb;
    5. soudy, správní orgány, orgány činné v trestním řízení a další orgány veřejné moci;
    6. notáři, soudní exekutoři, znalci, překladatelé a další osoby, jejichž zapojení je nezbytné pro konkrétní právní případ.
  3. Osobní údaje jsou předávány pouze v nezbytném rozsahu a při respektování zákonné povinnosti advokátní mlčenlivosti.
  4. Pokud je příjemce v postavení zpracovatele osobních údajů, je příslušný vztah upraven v souladu s čl. 28 GDPR.
  5. Advokát neposkytuje osobní údaje třetím osobám k jejich vlastnímu marketingovému využití bez odpovídajícího právního základu.

VII. Advokátní mlčenlivost a ochrana důvěrných informací

  1. Advokát je při výkonu advokacie vázán povinností mlčenlivosti podle § 21 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii.
  2. Povinnost mlčenlivosti se vztahuje na skutečnosti, o nichž se Advokát dozvěděl v souvislosti s poskytováním právních služeb, v rozsahu stanoveném právními předpisy.
  3. Osobní údaje obsažené v advokátních spisech, právních rozborech, smluvní dokumentaci a komunikaci s klienty jsou chráněny odpovídajícími technickými a organizačními opatřeními.
  4. Povinnost mlčenlivosti není dotčena ukončením poskytování právních služeb, pokud právní předpisy nestanoví jinak.
  5. Výkon některých práv subjektů údajů podle GDPR může být v konkrétních případech omezen, pokud by jejich uplatnění vedlo k porušení zákonem chráněné advokátní mlčenlivosti nebo práv jiných osob a pokud pro takové omezení existuje zákonný důvod.

VIII. Doba uchovávání osobních údajů

  1. Advokát uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou pro stanovený účel nebo po dobu vyžadovanou právními předpisy.
  2. U jednotlivých kategorií údajů se uplatňují zejména následující pravidla:
    1. Advokátní spisy a dokumentace: po dobu poskytování právních služeb a následně po dobu stanovenou právními předpisy a stavovskými předpisy upravujícími výkon advokacie, případně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků.
    2. Smluvní a fakturační dokumentace: po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, případně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků.
    3. Účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy, podle povahy dokumentu zpravidla 5 nebo 10 let, případně déle, stanoví-li tak zákon.
    4. AML dokumentace: po dobu stanovenou zákonem č. 253/2008 Sb., zejména podle § 16 tohoto zákona, pokud se na konkrétní činnost vztahují povinnosti podle tohoto právního předpisu.
    5. Kontaktní formuláře a nezávazné poptávky: zpravidla nejdéle 12 měsíců od poslední relevantní komunikace, pokud není dán jiný právní důvod pro další uchování.
    6. Údaje uchazečů o zaměstnání nebo spolupráci: po dobu výběrového řízení a následně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků, případně po dobu odpovídající udělenému souhlasu.
    7. Technické provozní údaje: po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti a funkčnosti internetových stránek podle konkrétního nastavení informačních systémů.
  3. Pokud je uchování osobních údajů nezbytné pro probíhající soudní, správní nebo jiné řízení, případně pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, mohou být příslušné údaje uchovávány po dobu nezbytnou pro tyto účely.
  4. Po uplynutí příslušné doby jsou osobní údaje vymazány, anonymizovány nebo je jejich další zpracování omezeno, pokud právní předpisy nevyžadují jiný postup.

IX. Zabezpečení osobních údajů

  1. Advokát přijímá přiměřená technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením, změnou, zveřejněním nebo jiným neoprávněným zpracováním.
  2. Rozsah bezpečnostních opatření odpovídá povaze zpracovávaných osobních údajů, účelům zpracování a souvisejícím rizikům.
  3. Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro výkon svých pracovních, smluvních nebo zákonných povinností.
  4. Osoby podílející se na zpracování osobních údajů jsou v příslušném rozsahu vázány povinností mlčenlivosti.

X. Cookies a provoz internetových stránek

  1. Internetové stránky Advokáta mohou využívat cookies a obdobné technologie za účelem zajištění jejich funkčnosti, bezpečnosti a případně dalších funkcí podle konkrétního technického nastavení.
  2. Technicky nezbytné cookies mohou být používány bez předchozího souhlasu uživatele, pokud jsou splněny podmínky příslušných právních předpisů.
  3. Analytické, marketingové a další cookies, pro jejichž použití právní předpisy vyžadují souhlas, mohou být ukládány nebo čteny pouze na základě předchozího platného souhlasu uživatele.
  4. Uživatel musí mít možnost udělení takového souhlasu odmítnout a již udělený souhlas následně odvolat.
  5. Konkrétní informace o používaných cookies, jejich poskytovatelích, účelech a době uchovávání musí odpovídat skutečnému technickému nastavení internetových stránek.

XI. Předávání osobních údajů do třetích zemí

  1. Pokud při poskytování právních služeb nebo provozu informačních systémů dochází k předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, musí být splněny podmínky stanovené kapitolou V GDPR.
  2. Takové předávání může probíhat zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany, standardních smluvních doložek nebo jiného právně přípustného mechanismu.
  3. Informace o konkrétním předávání a použitých zárukách budou poskytovány v rozsahu vyžadovaném právními předpisy.

XII. Práva subjektů údajů

  1. Subjekt údajů má za podmínek stanovených GDPR zejména následující práva:
    1. Právo na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR, tedy právo získat potvrzení o zpracování osobních údajů a související informace.
    2. Právo na opravu osobních údajů podle čl. 16 GDPR, pokud jsou zpracovávané údaje nepřesné nebo neúplné.
    3. Právo na výmaz osobních údajů podle čl. 17 GDPR, pokud jsou splněny zákonné podmínky.
    4. Právo na omezení zpracování podle čl. 18 GDPR.
    5. Právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR, pokud jsou splněny podmínky pro jeho uplatnění.
    6. Právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.
    7. Právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu.
    8. Právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.
  2. Uvedená práva nejsou absolutní. Jejich uplatnění může být omezeno zejména povinností uchovávat dokumentaci, ochranou právních nároků, právy jiných osob nebo zákonem chráněnou advokátní mlčenlivostí.
  3. Advokát neposkytuje osobní údaje v rozsahu, v němž by jejich zpřístupnění bylo v rozporu s právními předpisy nebo neoprávněně zasahovalo do práv a svobod jiných osob.
  4. Pokud subjekt údajů vznese námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, Advokát postupuje podle čl. 21 GDPR.

XIII. Uplatnění práv a kontaktní údaje

  1. Subjekty údajů mohou svá práva uplatnit písemně na adrese sídla Advokáta nebo prostřednictvím elektronické pošty.

Kontaktní údaje správce:

Mgr. Petr Havrlík, LL.M., advokát

IČO: 87417880

Ev. č. ČAK: 19367

Sídlo: Zahradnická 71, 261 01 Příbram

Pobočka: Plzeňská 43/107, 150 00 Praha 5

E-mail: info@akhavrlik.cz

  1. Advokát poskytne informace o přijatých opatřeních v souvislosti s žádostí subjektu údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení.
  2. V případech stanovených GDPR může být tato lhůta prodloužena o další dva měsíce. O prodloužení a jeho důvodech bude subjekt údajů informován v zákonné lhůtě.
  3. Pokud má Advokát důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, může požadovat dodatečné informace nezbytné k jejímu ověření.
  4. Vyřízení žádosti je zásadně bezplatné, nestanoví-li GDPR jinak.
  5. Subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

Web: www.uoou.gov.cz

XIV. Automatizované rozhodování a profilování

  1. Advokát při běžném poskytování právních služeb neprovádí automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by vůči subjektům údajů vyvolávalo právní účinky nebo se jich obdobným způsobem významně dotýkalo.
  2. Advokát neprovádí profilování pro účely takového automatizovaného rozhodování.

XV. Závěrečná ustanovení

  1. Tyto zásady představují informace o zpracování osobních údajů poskytované podle čl. 12 až 14 GDPR.
  2. Advokát je oprávněn zásady aktualizovat zejména v souvislosti se změnami právních předpisů, způsobu poskytování právních služeb nebo technického fungování internetových stránek.
  3. Aktuální znění zásad bude dostupné na internetových stránkách Advokáta.
  4. V případě podstatných změn zpracování osobních údajů budou dotčené osoby informovány odpovídajícím způsobem v souladu s právními předpisy.

Mgr. Petr Havrlík, LL.M., advokát