Zásady zpracování osobních údajů

Společnost Mgr. Petr Havrlík, LL.M., advokát, se sídlem Zahradnická 71, 261 01 Příbram, IČ 874 17 880 (dále jen „společnost“) chrání veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a nakládá s nimi v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Společnost za účelem přijetí těch nejvyšších a nejpřísnějších standardů na poli ochrany a nakládání s osobními údaji přijímá tyto zásady a zavazuje se je prosazovat ve svých interních záležitostech i vně společnosti, a to zejména ve styku se svými klienty, obchodními partnery a třetími osobami.

Společnost je v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a s Nařízením (EU) č. 2016/679 správcem Vašich osobních údajů, tj. shromažďuje, uchovává a využívá (i jinak zpracovává) Vaše osobní údaje pro výkon své podnikatelské činnosti (jednotlivé účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou blíže vymezeny níže), která spočívá zejména v poskytování právních služeb a souvisejícího poradenství v oblasti práva a podnikání.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je nejčastěji smlouva o poskytování právní pomoci.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů se vztahují na:

• zpracování osobních údajů prováděné společností během komunikace s Vámi prostřednictvím e-mailu či telefonu,
• zpracování osobních údajů ze strany společnosti během trvání obchodního vztahu s klienty, obchodními partnery a třetími osobami,
• zpracování osobních údajů při plnění právních povinností společnosti,
• zpracování osobních údajů nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů společnosti.

Zásady zpracování osobních údajů popisují účely zpracování osobních údajů a způsoby jejich zpracování, informují o jednotlivých kategoriích zpracovávaných osobních údajů, jejich případných příjemcích, době uchování osobních údajů a o Vašich právech ve vztahu k ochraně osobních údajů.

PRÁVNÍ TITULY A ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje mohou být společností zpracovávány na základě a pro tyto účely:

• Plnění smlouvy o poskytování právní pomoci, včetně jejího sjednání (smlouvy o poskytování právních služeb či plnění požadavků klientů, tj. faktický výkon právních služeb podle právních předpisů upravujících výkon advokacie; vztahy s obchodními partnery, dodavateli výrobků a služeb).
• Plnění právních povinností (zejména povinností ve smyslu účetní a daňové legislativy, tedy předávání osobních údajů orgánům finanční správy, případně dalším orgánům veřejné moci v souladu s příslušnými právními předpisy; řádné vedení advokátního spisu včetně e-mailové komunikace, seznamu kontaktů a poskytovaných služeb).
• Ochrana oprávněného zájmu správců (ochrana práv a právem chráněných zájmů společnosti, identifikace klienta ve smyslu zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii a zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, ochrana sítě proti poškozujícímu jednání nebo ochrana před zneužitím webových stránek, oborový monitoring trhu práce a služeb).
• Ochrana oprávněného zájmu třetích osob (zejména klientů) v souladu s pravidly upravujícími výkon advokacie.
• Udělení souhlasu se zpracováním (pokud udělíte společnosti souhlas se zpracováním osobních údajů pro konkrétní účel, berete na vědomí, že poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné a že lze souhlas kdykoli písemně odvolat na adresu společnosti nebo prostřednictvím elektronické pošty. Souhlas je poskytován do jeho odvolání. Neposkytnutí souhlasu nemá vliv na plnění smlouvy).

ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE A JEJICH ROZSAH

Čí osobní údaje zpracováváme?

Zpracovávat můžeme osobní údaje u následujících kategorií osob:

• Klienti
• Potenciální klienti
• Třetí osoby v souvislosti s námi poskytnutými službami
• Uchazeči o zaměstnání
• Dodavatelé zboží a služeb

Společnost je na základě výše uvedených právních titulů oprávněna zpracovávat následující osobní údaje dle účelu zpracování: jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa, e-mail, telefonní číslo, rodinný stav a další osobní informace.

Osobní údaje jsou společností zpracovávány jak manuálně, tak automatizovaně. K automatizovanému zpracování osobních údajů dochází zejména pro účely plnění smluvního vztahu a nabízení služeb.

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost Vaše osobní údaje zpřístupňuje pouze oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím advokátům či jednotlivým zpracovatelům osobních údajů smluvně sjednaným společností, případně dalším správcům, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů.

Společnost je v zákonem stanovených případech oprávněna, resp. povinna některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.

OSOBNÍ ÚDAJE OSOB

Osobní údaje osob, jimiž se rozumí osobní údaje fyzických osob jako zaměstnanců a zákazníků, klientů či obchodních partnerů společnosti a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci se společností, popř. jiné údaje, které společnost obdrží od klienta či obchodního partnera v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Tyto osobní údaje použije společnost za účelem plnění smluv s klienty či dodavateli. Společnost bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.

DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost Vaše osobní údaje zpracovává a uchovává po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je společnost povinna jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, nebo na kterou jste společnosti ke zpracování udělili souhlas.

V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Osobní údaje společnost zpracovává dle účelu jejich zpracování po zde uvedenou dobu:

Účel zpracování	Doba uchování
Plnění smlouvy	Po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu.
Plnění právních povinností	Po dobu stanovenou příslušným právním předpisem.
Ochrana oprávněného zájmu správců nebo třetích osob	Maximálně po dobu 3 let od počátku zpracování údajů, nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak (např. předpisy upravující výkon advokacie), nebo pokud v odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat údaje déle v souvislosti s konkrétním případem.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Jako subjekt údajů máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, která vyplývají z právních předpisů a která můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o právo:

• na přístup k osobním údajům,
• na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů,
• na výmaz osobních údajů,
• na omezení zpracování osobních údajů,
• na přenositelnost údajů,
• vznést námitku proti zpracování osobních údajů,
• obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Právo na přístup k osobním údajům

Chcete-li vědět, jestli společnost zpracovává osobní údaje, máte právo získat informace o tom, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány. Pokud tomu tak je, máte také právo získat k těmto osobním údajům přístup.

Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů

V případě, že se domníváte, že společnost zpracovává nepřesné nebo neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění. Společnost provede opravu nebo doplnění bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.

Právo na výmaz

V případě, že požádáte o výmaz, společnost Vaše osobní údaje vymaže, pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, pokud je jejich zpracování protiprávní, pokud vznesete námitku proti jejich zpracování a neexistují převažující oprávněné důvody pro jejich další zpracování nebo pokud zanikla zákonná povinnost jejich zpracování.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

V případě, že požádáte o omezení zpracování, společnost osobní údaje znepřístupní, dočasně odstraní či uchová anebo provede jiné úkony zpracování, které budou potřebné pro řádný výkon uplatněného práva.

Právo na přenositelnost údajů

V případě, že chcete, aby společnost osobní údaje, které o Vás v elektronické formě zpracovává na základě smlouvy nebo souhlasu a které jste jí poskytl(a), předala třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byly nepříznivě dotčeny práva a svobody jiných osob, společnost nebude moci Vaší žádosti vyhovět.

Právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů společnosti. V případě, že společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zpracování na základě námitky bez zbytečného odkladu ukončí.

S ohledem na specifický charakter činností společnosti (výkon advokacie) může být výkon některých práv subjektů údajů výrazně omezen, zejména v případech zpracování osobních údajů týkajících se konkrétních právních případů.

Další informace v souvislosti se zpracováním osobních údajů poskytuje pověřenec pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese info@akhavrlik.cz.

V případě uplatnění Vašich práv se můžete obrátit se svým požadavkem písemně na adresu sídla společnosti nebo e-mailem na adresu info@akhavrlik.cz.

Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111
web: www.uoou.cz

Informace uvedené v tomto dokumentu vycházejí z právních předpisů účinných ke dni jeho zveřejnění.

Vzhledem k tomu, že právní úprava se může v čase měnit, může společnost jako advokátní kancelář tento dokument průběžně aktualizovat nebo doplňovat. V případě rozporu mezi tímto dokumentem a platnými právními předpisy mají vždy přednost příslušná ustanovení právních předpisů.

Můžete nás kontaktovat zejména z míst Praha, Příbram, Plzeň, České Budějovice, Brno, Hradec Králové, Karlovy Vary, Olomouc, Ostrava, Česká republika i zahraničí.